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Gérez vos projets avec Basecamp

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Oui, le mois dernier, nous avons organisé un Coffee Lab avec cette thématique.
Mais devant le grand nombre d’inscrits, nous nous sommes dit qu’il était encore plus sympa de le partager au plus grand nombre \o/ !

Gérer un projet, de quoi parle-t-on ?

Selon la définition (courte) qu’en fait Wikipédia, la gestion de projet est une démarche qui vise à organiser de bout en bout le bon déroulement d’un projet.

Parfait. Mais encore ?
La gestion de projet, ce sont avant tout des outils qui permettent de coordonner l’avancement, de l’amorçage de la collaboration jusqu’à la remise d’un livrable.
On peut les ranger dans les catégories suivantes :

  • Des rétroplannings, diagramme de Gantt,
  • Des échanges des mails,
  • Des réunions avec le client, des échanges en interne,
  • Des briefs, des notes de synthèse,
  • Des listes,
  • Des points d’avancements réguliers,
  • Des retours clients,
  • Des échanges de fichiers….

Cette grande variété d’outils pose la question de leur efficacité globale. En effet, la multiplication de points de contact, indépendants les uns des autres (messagerie, dossiers physiques, calendrier, …), amène une certaine difficulté à retracer l’historique du projet : On perd de l’information, les e-mails liés au projet sont mélangés aux autres e-mails, bref on part dans tous les sens. La bonne intention de départ est démolie par la réalité.

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Quand soudain… Basecamp !

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Basecamp est une solution cloud dédiée à la gestion de projet, orientée sur l’opérationnel. Elle propose une expérience utilisateur simple et soignée qui favorise l’adhésion rapide des équipes. L’énorme avantage de cette solution, c’est sa capacité à proposer tous les outils cités plus haut, au sein d’un seul et même espace.
La gestion de projet est ainsi centralisé et entièrement dématérialisée.

Créez, organisez et gérer un « Basecamp » :

Chaque projet sur la plateforme est nommé de cette manière.
La création d’un projet est rapide (de 2 à 4 étapes) :
– On nomme et on décrit son projet
– On ajoute les membres de son équipe concernés.

Et on peut s’arrêter là. Basecamp propose cependant deux étapes supplémentaires intéressantes :

– On peut inviter d’autres membres de l’équipe projet, qui ne sont pas forcément présent au sein de l’entreprise, physiquement — dans le cas d’une entreprise internationale — ou administrativement — par exemple, un prestataire tiers qui devra intervenir sur le projet (freelance, imprimeur, etc.).
– On peut créer une section « Client » et y ajouter le/les interlocuteurs du projet avec lesquels on sera amené à échanger. Cette fonctionnalité est LE VRAI PLUS de Basecamp. Rattachée au projet, la section « Client » permet d’échanger par mail depuis la plateforme et autorise le partage de TOUS les contenus qui ont y ont été créés, sans que le client ne puisse accéder au projet lui-même.

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L’espace « Projet » et l’espace « Client » sont clairement distincts.

Les outils proposés par Basecamp :

Une fois votre BaseCamp créé, l’ensemble des outils sont — par défaut — proposés.
L’interface ressemble alors à ceci :

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Chaque « carte » représente un outil principal.

Campfire (feu de camp) : Chat interne lié au projet pour échanger rapidement sur le sujet sans se formaliser.
Message Board : Rédaction de notes de synthèses, de briefs, de discussions de fonds. Le Message Board permet de centraliser toutes les notes relatives au projet.
To-dos : Comme son nom l’indique. On y créé des catégories de to-dos, on les assigne à des membres de l’équipe, avec ou sans deadlines, on y ajoute des notes, des fichiers, etc.
Schedule : Cet outil permet de fixer tous les jalons du projet. C’est l’équivalent de notre bon vieux rétroplanning.
Automatic Check-ins : Les Check-ins sont des questions paramétrables qui seront envoyées à intervalles réguliers aux membres souhaités. C’est particulièrement pratique sur les longs projets pour savoir si des points bloquants ont été rencontrés.
Docs & Files : Pour gérer tous les fichiers relatifs au projet avec des fonctionnalités pratiques comme le versionning, la copie dans un autre projet, le partage, l’archivage, etc.

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Les Check-ins réguliers sur BaseCamp.
Ici, on demande aux membres de l’équipe si leur semaine s’est bien passée.

Un outil à forte dimension sociale :

En complément des aspects liés à l’intégration des interlocuteurs projets, Basecamp propose des petites fonctionnalités qui permettent de décomplexer la gestion de projet et d’avancer dans une atmosphère conviviale.

Quelques exemples :

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Le contenu embarqué dans les campfires (tweets, vidéos, gifs, etc.)

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Les applaudissements pour indiquer que l’on apprécie ce que quelqu’un à écrit.
Quand on clique dessus, un petit son de pièce à la Mario retentit (on est absolument client perso).

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Les Pings permettent de chatter indépendamment d’un projet, avec les personnes de son choix.

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Les @mentions, permettent d’interpeller un utilisateur depuis n’importe quel message.

Retour d’expérience après plusieurs mois d’utilisation :

Il faudrait plusieurs billets pour détailler ce qui rend Basecamp si unique. Tout un tas de petites fonctionnalités ne sont pas détaillées ici mais leur somme rend vraiment la plateforme addictive et très efficace à l’usage. Testez-le, c’est gratuit.

De notre coté, après avoir adopté la plateforme en Septembre 2015, nous avons constaté pas mal de changements au sein de notre organisation. Les messageries se sont fortement désencombrées avec de moins en moins de pollution liée aux multiples allers-retours (à multiplier par le nombre de parties prenantes…). Les échanges ont été simplifiés avec les clients et toute l’équipe projet est informée de l’historique des échanges mails mails via la plateforme. Enfin, on entasse moins de papier. Il reste indispensable mais le recours est aujourd’hui plus mesuré et se limite principalement aux esquisses.

Pour en savoir plus :

Vous pouvez retrouvez les slides de notre Coffee Lab de Janvier ici : https://goo.gl/fKERDE
Enfin, si vous souhaitez-vous atteler à une étude approfondie de la solution, cette page vous sera d’une grande aide : https://basecamp.com/help/3/

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